大学生活を謳歌している!?皆さんに対してこんなお話をするのも
どうかと一瞬思いました。しかし、いつかは身に付けておく必要が
あるものですから、大学生活中だからこそ意識して取り組み習慣化
しておけば、社会人になって苦にならないと考え直して御伝えしよ
うと思います。
そもそもビジネス文書とは連絡事項を相手に伝えるために形式的
に作成する文書のことです。LINEなどで略語を使って相手に伝える
感じで文章を作成してメール・手紙で相手に送信・送付すると、
間違いなく「あいつは仕事ができない（のでは？）」と信用を低下
させてしまいます。
ビジネス文書を相手に送る目的は、誤解や誤読によるトラブルの
回避に尽きます。そのため日付、連絡する内容を正確に伝えられる
ように一定の形式にしておけば便利であるとして確立してきたもの
です。
まず、結論（相手に伝えたいこと）を書きましょう。
次に、一文の長さは極力短くして読みやすいものにしましょう。
一般に言われているところの読みやすい文章とは、一文が４０字～
６０字程度とされています。
そして、言葉遣いは統一して正確に使いましょう。レポート等で
私が添削する際に「表記ゆれ」で減点とすることがあります。これ
は、言葉遣いの統一につながるものです。
また、相手に正確に伝えたいからこそ、箇条書きや段落を上手に
使って見やすい文章を目指しましょう。ちなみに、法学答案の書き
方では箇条書きはダメですので御注意を。
最後に、読み手の立場に立って見返すことです。いわゆる推敲
ですね。送信・送付をする前に少なくとも１度は読み直す習慣を
つけたいところです。
以上の項目を意識して、教員とのメールのやり取りを練習台にし
て習慣化していってはいかがでしょうか。
とはいえ、テンプレート的なものがなければ「どう書けばよい」
かが手さぐりになってしまうでしょうから、今回の最後に最低限の
メールの書き方を下記に示しておきますので御参考になさって
ください。
【メールの書き方・テンプレートの例】
件名：○○〇について（自分の名前）
本文：△△▲▲ 先生
こんにちは、（自分の名前）です。
△△先生の「講義名」を受講しています。本日メールを
しましたのは、表記の「○○〇について」質問したい点が
できたからです。
・・・・・・（質問内容）・・・・・・
お忙しいところ恐縮です。お手すきの際に御返事を頂ければ
幸いに存じます。
宜しくお願い申し上げます。
（自分の名前）●月×日
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